Desde la aplicación Writer, seleccionar la opción de menú . Aparecerá una ventana general desde donde se gestionan las distintas bases de datos que se tengan configuradas.
OpenOffice.org puede trabajar con diversos sistemas de gestión de bases de datos (SGBD) e interfaces de conexión (MySQL, dBase, texto, LDAP, ADO, ODBC, JDBC, etc).
Para crear una nueva fuente de datos, pulsar en el botón Nueva fuente de datos ubicado en la esquina superior izquierda.
Se le debe asignar nombre y seleccionar el tipo de base de datos de la lista despegable. También se debe indicar la ubicación de la fuente de datos. Según el tipo de bases de datos definida será distinto. En nuestro caso, se va a definir de tipo dBase, y en el URL de la fuente de datos, asignar el directorio destino. (Dejar el que ofrece OpenOffice.org por defecto).
Según el tipo de base de datos que se elija, se mostrará una pestaña u otra con el nombre del tipo de BBDD donde poder rellenar los parámetros específicos de cada sistema. En este caso se muestra la pestaña dBase.
Una vez creada la base de datos o conectados a ella, ya puede pasarse a crear tablas o realizar consultas.
Ya creada la base de datos, crear una tabla. Para ello, seleccionar la pestaña y seleccionar el botón Nuevo diseño de tabla.
Se mostrará un cuadro de diálogo para definir las características de la tabla. Para definir los campos que contendrá la tabla se muestran tres columnas: Nombre del campo, Tipo del campo y Descripción.
Para definir un campo, no hay más que rellenar la fila correspondientes, indicando el nombre del campo, el tipo de datos que contendrá ese campo, si lo que contiene es un texto, un número, una fecha, etc, (seleccionable de una lista desplegable) y por último una descripción (es opcional el rellenarlo) de la información que contendrá el campo.
Además de estos valores, en la zona inferior, se muestran más Propiedades del campo, que variarán según el tipo de dato que sea. Por ejemplo, para el tipo texto, se puede indicar la longitud máxima (Longitud) y un valor por defecto (Valor Predeterminado).
Además, según el tipo de dato, se puede indicar un formato de visualización determinado. Por ejemplo, si es una fecha, se puede mostrar el mes como un número (del 1 al 12) o con texto (enero, febrero...). Se puede seleccionar un formato de la lista, o introducir directamente un código de formato.
En una tabla se pueden ir introduciendo campos, uno en cada fila, de distintos tipos y formatos. También se pueden definir índices sobre la tabla para agilizar las consultas y establecer claves primarias.
Una vez se tenga definido al menos un campo, se puede guardar la tabla, asignándole un nombre. Para ello seleccionar la opción de menú . Se pedirá un nombre de tabla. Asignar nombre y aceptar.
Desde la ventana de Administración de la fuente de datos, además de añadir nuevas tablas, también se puede editar las existentes (Botón Editar la tabla) y Eliminar una tabla (Botón Borrar la tabla).
Estando en OpenOffice.org Writer seleccionar la opción de menú o pulsar la tecla F4. Aparece la ventana desdoblada y en la mitad superior, a la izquierda están las bases de datos existentes. Desplegar las bases de datos creadas, y aparecerán tres grupos: Vínculos, Consultas y Tablas.
Seleccionar la tabla creada dentro del grupo Tablas. Se mostrará en la zona derecha una rejilla para comenzar a introducir los datos. Los títulos de la columna son los nombres de los campos. Cada fila es un nuevo registro. Haciendo clic sobre las celdas se puede introducir datos directamente.
En la zona inferior de la rejilla, hay disponible una barra de herramientas para desplazarse por los registros. También hay una caja de texto que indica el número de fila/registro actual. En dicha caja puede introducirse un número de registro para ir directamente a él.
Para eliminar una fila, hacer clic derecho sobre el recuadro gris a la izquierda de la fila y seleccionar la opción Borrar filas.
En la zona superior de la ventana, se muestra una barra de herramientas con funciones de consulta de datos (Filtros), ordenación y búsqueda.
También se pueden definir consultas, tanto de manera visual como directamente en SQL. Para ello, desde el árbol de la izquierda, estando en el grupo Consulta, haciendo clic derecho, se muestra un menú contextual con diversas opciones. Entre ellas crear una nueva consulta de manera visual, con la vista de diseño o crear una consulta introduciendo directamente el código SQL.
